Sistema de información AdministrativoUn Sistema de información Administrativo, es un conjunto de elementos que interactuan entre si, con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. (Sinergia)

  • El equipo hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.
  • El recurso humano que interactúa con el sistema de información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.
  • Los datos, o información fuente, que son introducidos al sistema.
  • Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados, (Software)

Un sistema de información realiza cinco actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

  • Entrada: ¿Qué datos ingresan al sistema?
  • Almacenamiento: ¿Qué datos requiero almacenar?
  • Procesamiento: ¿Qué procesos voy a tener? – Cálculos, funciones, procedimientos
  • Salida: Qué datos deben salir del sistema?
  • Entorno y Medio Ambiente: Es el medio con el que interactúa el sistema.

Retroalimentación:

La retroalimentación puede explicarse como un proceso por el cual el sistema regula sus respuestas a los estímulos del exterior. “La retroalimentación es el control de la entrada como función de los outputs”. Es un proceso de medición de sus inputs.

Propósito de la retroalimentación es el mantenimiento de la homeostasis o estado estable un sistema. Se refiere a la información del sistema, de cómo se desarrollan sus procesos, que se convierten en entrada al sistema.

La retroalimentación puede clasificarse como negativa y positiva. La negativa es un estado de mantenimiento que permite al sistema corregir desviaciones y apoya el estado estable; si termina la retroalimentación negativa, los límites del sistema desaparecen y el sistema termina. La retroalimentación positiva cambia las variables del sistema y termina con el estado estable.

Introducción a los sistemas de información.

En la mayoría de las organizaciones o negocios, los planes o metas, así como el desarrollo de éstas y todos aquellos obstáculos encontrados en la actividad gerencial de las empresas constituyen información.

En los extensos sistemas de empresa, los gerentes han de recibir información para poder dirigirlos y controlarlos. Muchos hombres de negocios confunden las masas de datos con la información. Por tanto la información es la base de todas las actividades realizadas en una organización, deben desarrollarse sistemas para producirlas y administrarlas. El objetivo de tales sistemas es examinar y recuperar los datos provenientes del ambiente, el cual captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas en la organización para poderla presentar de una manera exacta y confiable (información) cuando se le requiera para que de ésta manera puedan tomar una decisión.

Fuente: http://highered.mcgraw-hill.com/sites/dl/free/9701026586/70189/CapituloMuestra.pdf

Identificar datos de un sistema.

Un proceso importante en el sistema de Información administrativo, es identificar los datos que utiliza un sistema y como se componen, que tipo de datos son y su relación con el sistema.

Una mejor manera de explicar este proceso es por medio de una actividad.

un sistema debe mantener por cada día la información de los vídeo juegos que arrienda 1 cliente y lo que paga de arriendo.

Identificar los datos y tipo de datos del sistema.

  1. Código de vídeo Juego
  2. Nombre del Vídeo Juego
  3. Valor de arriendo
  4. cantidad a arrendar
  5. Sucursal
  6. Fecha de arriendo
  7. Fecha de entrega
  8. ID Empleado
  9. Nombre del empleado
  10. RUT del cliente
  11. Nombre del cliente
  12. Tipo de Consola
  13. Telefono del cliente
  14. Medio de pago

En la actividad anterior se da como ejemplo los datos mínimos que debemos considerar para un sistema de arriendo de vídeo juegos. pro ese no es el único paso que debemos tener en cuenta, ademas debemos identificar el tipo de datos que son.

  1. Código de vídeo Juego: Alfanumerico
  2. Nombre del Vídeo Juego: Texto
  3. Valor de arriendo: Numerico
  4. cantidad a arrendar: Numerico
  5. Sucursal: Alfanumerico
  6. Fecha de arriendo: Fecha/Hora
  7. Fecha de entrega: Fecha/Hora
  8. ID Empleado: Numerico
  9. Nombre del empleado: Texto
  10. RUT del cliente: Alfanumerico
  11. Nombre del cliente: Texto
  12. Tipo de Consola: Alfanumerico
  13. Telefono del cliente: Numerico
  14. Medio de pago: Texto

Acá no termina el ejercicio, nos queda identificar si los datos están Ingresando o saliendo del sistema E/S, un ejemplo de entrada, es cuando el usuario digita un dato, ya sea para búsqueda o para actualizar un dato faltante. Un ejemplo de salida, puede ser la factura o boleta que muestra el valor de arriendo, la identificación del cliente, los datos del empleado y la empresa.

En resumen, se le llama entrada a todo dato que ingrese ya sea digitado el dato o por llamadas al sistema y salida es toda la información que el sistema entregue ya sea por pantalla, impresiones u otro método que muestre la información contenida.

Sistema de Información Administrativo.

Un sistema de información es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto. El énfasis en sistema significa que los variados componentes buscan un objetivo común para apoyar las actividades de la organización. Estas incluyen operaciones diarias de la empresa, la comunicación de los datos e informes, la administración de las actividades y la toma de decisiones.

Cabe destacar en cuales tipos de áreas se usa cada uno de los diferentes tipos de sistema de información. Existen generalmente, dentro de una organización tres niveles de administración o control , los cuales son: Administración operativa, administración táctica y la administración estratégica. Las cuales se describirán más adelante, así como sus características y su uso.

Un sistema de información se define como el conjunto sistemático y formal de componentes, capaz de realizar operaciones de procesamiento de datos con los siguientes propósitos:

Llenar las necesidades de procesamientos de datos correspondientes a los aspectos legales y otros, de las transacciones.
Proporcionar información a los administradores, en apoyo de las actividades de planeación, control y toma de decisiones.
Producir gran variedad de informes.

  • El sistema de información debe contener, sino todos, por lo menos algunos de los elementos siguientes.
  • Dispositivos de entrada y preparación de datos.
  • Dispositivos de almacenamiento de datos.
  • Equipo y medios de telecomunicaciones.
  • Equipo de procesamiento de datos.
  • Dispositivos terminales.
  • Procedimientos, programas, métodos y documentación.
  • Modelos de manejo de datos.
  • Salas para toma de decisiones.
  • Analistas de sistemas de información, para establecer y utilizar los elementos anteriores.

Un sistema de información ejecuta tres actividades generales. En primer lugar, recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa como elementos de entrada. Después, actúa sobre los datos para producir información. Por último el sistema produce la información para el futuro usuario, que posiblemente sea un gerente, un administrador o un miembro del cuerpo directivo.

La evaluación de la información obtenida, permite la retroalimentación del sistema, los componentes de un sistema de información se muestra en la siguiente figura.

Características de la información producida por el sistema de información

La información de más alto nivel debe obtenerse como un producto secundario del procesamiento de datos, desarrollando modelos y métodos que presenten información adecuada a cada nivel administrativo tomando en cuenta el alcance y la naturaleza de la información y el grado en que interactúa cada administrador. La información producida por el sistema debe presentar las diez características siguientes:

Accesibilidad: Facilidad y rapidez con que se puede obtener la información resultante.
Comprensibilidad Integridad del contenido de la información. No se refiere necesariamente al volumen sino que el resultado sea completo.

Precisión: Ningún error en la información obtenida. Cuando se trata de un gran volumen de datos, en general se producen dos clases de errores: de transcripción y de calculo. Muchos aspectos de esta característica puede ser cuantificados.

Propiedad: El contenido de la información debe ser apropiado para el asunto al cual esta enfocado, tiene una estrecha relación con lo solicitado por el usuario.

Oportunidad: Se relaciona con una menor duración del ciclo de acceso: entrada, procesamiento y entrega al usuario. Comúnmente para que la información sea oportuna, es preciso reducir la duración de este ciclo.

Claridad: El grado en que la información está exenta de expresiones ambiguas. A la claridad puede asignársele un valor muy preciso en dinero.

Flexibilidad: Adaptabilidad de la información, no sólo a más de una decisión, sino a más de un responsable de la toma de decisiones.

Verificabilidad: Posibilidad de que varios usuarios examinen la información y lleguen a la misma conclusión.

Imparcialidad: No debe existir ninguna situación de alterar o modificar la información con el fin de hacer llegar a una conclusión preconcebida.

Cuantificabilidad: Naturaleza de la información producida por un sistema formal de información. Aunque a veces los rumores, conjeturas y otros se consideran como información, están fuera de nuestro ámbito.

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